在第一次行动学习会议之前或期间，在小组开始解决问题之前，需要处理一系列后勤和澄清的任务。这些任务包括以下内容：

 

小组成员要参与小组的每一次会议，这一点很重要。如果一位成员的日程安排与第一次会议有冲突，其余小组成员要考虑如何帮助这位成员重新安排日程或者优先级事项，或者重新安排时间表，当有人不能参加时，会议就不要举行。相比于某人不能参加会议来说，宁愿减少会面的频率。记住，行动学习小组在其“团队精神”和团队精神所累积的效力方面是独特的，因此，小组所花费的时间的质量比数量更为重要。

 

小组需要再次确认，他们是否要全职、兼职会面，或者只是会面一次，这个决定可能会在第一次会议之前由高层管理人员做出。

 

全职参加会议。当组织必须快速做出决定或立即提出解决问题或危机的策略时，就需要全职参加会议。全职行动学习小组的好处是，成员不太可能被其他的工作所打扰。小组成员不会在研讨期间被拉出小组，能够将其精力和努力集中在解决问题或提出策略之上，这一点很重要。

 

许多问题允许让行动学习小组在一个较长的时间段内以兼职的方式来解决。兼职方式有很多好处，它允许成员完成他们的常规工作；因此，组织并不需要在他不在工作岗位上时安排其他的资源。（尽管行动学习会议确实可能会在工作时间之外开展，但这会表明组织对于行动学习的承诺不够。）

 

兼职参加会议。兼职方式也会让成员在会议之间有时间和机会来收集信息和（或）应用所提出的策略。此外，个人和组织自身也可以更容易地看到领导者、团队成员和专业人士的成长。

 

越来越多的组织正在开展全职方式的行动学习项目，特别是作为领导力开发的一部分之时。像波音公司、联合利华、杜邦公司、百特高等公司，把高潜力领导人安排在一至三个月的行动学习课题之中，以解决公司的重大挑战以及开发关键的领导能力。一些组织，如GE，开展为期一至两天的工作日或周末行动学习项目。其他组织则倾向于持续一至两个月的课题。当然，会议时间表一方面根据组织的问题来确定，一方面也要考虑开发小组成员能力的需求。

 

一些行动学习小组只开一次会，因为这个问题的时限较紧迫而且问题已经明确界定出来了。考虑到所选择的小组成员的便利性（距离，其他承诺），只需要开一次研讨会议。

 

组织应注意不要过分限制小组用于解决问题的时间。如果时间太短，可能会使大家对问题的理解不充分——从而导致解决方案也不太好。要想在会议期间以及会议之间获得系统的观点、确定最大的杠杆点，就需要一定的时间投入。

 

百时美施贵宝公司是一家全球领先的个人医疗保健公司，它开展兼职式的行动学习项目来解决最复杂挑战已经将近十年了。行动学习小组在为期两到六个月的时间内每周或每月会面两到三个小时。行动学习项目包括营销策略的提出、工厂倒闭的审查，以及增加客户支持的方式等。

 

组织和小组成员都可以为小组确定特定的个人和组织学习目的。大多数小组有个人能力开发的目标，这些能力既可以是组织中的所有领导者期望的领导能力（如，波音、微软），也可以是由个人所确定的特定能力（如，美国农业部）。个人可能会请小组其他成员帮助他开发一些特定的个人技能，如处理冲突、做一个好的倾听者、或者对模糊的忍耐性等。组织也可能会寻求一些改变组织文化和能力的目标，或者开发团队建设和成员技能的目标。组织也期望所学的知识能够系统地转移到整个组织中，因此，行动学习教练需要安排实现这些目标的时间和精力。

 

个人领导力目标可以在第一次会议之前确定，也可以在会议一开始确定。事先确定领导技能或组织文化目标的价值是，每个人都会有意识或下意识地思考这些问题，因此，当教练请大家举出一些领导力行为或应用机会的例子时，能够更好地提供具体的细节。

 

在第一次会议开始之前，所有小组成员应该了解总体原则，六个组成要素和两个基本规则是行动学习实践的基础。否则，他们就不明白为什么要专注于提问和倾听，或者行动学习教练为什么要这样做，有什么权威。没有得到正确引导的成员可能很快就会变得沮丧起来。他们可能会觉得小组在澄清问题上花得时间太多了，没有迅速提出解决方案。

 

另外，永远不要假设小组成员了解和（或）记住了行动学习的原则和规则。即使每个人都出席了导入性工作坊（步骤3），他们能记得的东西可能也会完全不同，或者已经忘记了一些关键的要素。因此，小组里的某个人，通常是行动学习教练，应该在初次会议的一开始花几分钟的时间来明确行动学习的要素，并确定是否有一些疑问或困惑。

 

在行动学习工作过程中，所有小组成员必须相信他们对于组织、客户、员工和彼此的评论不会泄露出去。如果对于小组的保密性没有信心，问题描述者和小组成员可能不愿意分享他们所拥有的关键信息，在回答问题时也可能不会诚实和坦率。因此，问题解决的质量和小组的发展会受到严重的阻碍。如果组织为所有的行动学习项目都建立了这样的规范，保密性的问题就可以在全公司范围内解决掉了，即，在行动学习会议中所共享的任何信息都被视为是机密的，只能经过所有小组成员的同意，才可以在组外进行分享。

 

● 小组成员在行动学习原则方面得到明确的指导了吗？

● 他们知道行动学习与任务小组和其他问题解决小组的区别吗？

● 行动学习教练的角色明确且得到认同了吗？

● 是否有特定的组织或个人学习目标？

● 是否有大家认可的与保密相关的基本规则，是否有得到认可的开始和停止时间，是否获得了支持，是否要在会议之间采取行动？

● 小组成员一致认同未来的会议日期安排，并承诺定期参加会议吗？

● 我们是否有必要的外部资源和知识？

● 有对于项目的所有感和责任感吗？

● 会议结束阶段留出足够的时间用于反思、学习和应用了吗？

● 成员对解决问题有兴趣并致力于解决问题吗？

● 成员相互之间倾听、尊重和相互学习吗？

● 有足够的时间用于学习吗？

● 每个人都承诺出席所有的会议吗？

● 在问题解决/制订计划与反思/学习之间是否平衡？

● 参与者正在练习新的行为（例如，对模糊性的容忍、对决定的不断反思和努力从新的视角看问题、承担风险、挑战他人、寻找信息而不是接收信息、反思）吗？

● 我们是如何处理冲突、个人占据主导地位、成员缺席及不愿意分享信息（如果这些情形发生的话）这些情形的？